最適な時間管理術とは?【生産性を上げる方法】

学習

「やることが多すぎて、終わらない。」

「もっと時間を効率的に使いたい。」

「少しでも生産性を高めたい。」

大人になってから時間管理術(タイムマネジメント)について学ぶ機会はそう多くないでしょう。

今回、効率的な時間管理術と、生産性を上げる方法について解説します。



すべてこなすためには?

まず、多くの物事をすべてこなすためには、完璧にこなそうとしないことが最も重要になります。

生産性を上げるコツは、計画的になったり、時間の管理を徹底することではないのです。

何かをやり遂げるために、やらねばならないというやり方ではなく、自分らしく仕事をこなすことを許してあげましょう。

忙し方が幸せ?

仕事量を減らせば幸せになれるというのは誤解です。

実は、本人が望む以上に忙しい状況でも、人間は忙しい方が幸せに感じることがわかっています。

多くの人は、忙しくない方が幸せだと信じていますが、真実はその逆なのです。

やることが多すぎて割ける時間がないときは、この事実を思い出しましょう。

忙しさはポジティブなストレスとなり得るのです。

先延ばしを利用する

やらなければいけないことを先延ばしにしがちな人も多いでしょう。

ここで、先延ばしの活用法について深掘りします。

時間管理術を学ぶ時に、やるべきことはいったん放っておくべきと言われることはないでしょう。

スタンフォード大学哲学科名誉教授のジョンペリー氏は、To Doリストの中に負担を感じるものが一つあると、他のやるべきことが輝いて見えることを発見しました。

最も気がかりに感じていること以外のタスク休憩と位置づけ、やるべきことを終わらせるモチベーションと考えればいいのです。

この考え方は、億劫な気持ちに変えてくれます。

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自分の癖を知る

今回紹介した方法を試そうという気になられた方もいれば、悲惨な手法だと考える方もいるでしょう。

最も大切なことは、自分自身がどう働き、何がモチベーションになるのか知ることです。

つまり、自分自身を知るだけでよいのです。

まずは、自分自身が時間労力をどのように管理しているか把握します。

うまくいくべきと思う方法を探すのではなく、どうすれば本当にうまくいくかを見つけることに集中しましょう。

自分の性格や癖を反映させる

ここまでを簡単にまとめます。

  • 完璧にやろうとしない
  • 自分の性格や癖を把握する
  • 先延ばしを利用する
  • 自分のモチベーションを知る
  • 自分らしく仕事することを許す
  • 自分のスタイルを見極める

その日のTo Doリストをすべて完璧にこなしたかどうかで自分を評価するのではなく、To Doリストが自分の性格を反映しているかどうかで判断ることが大切です。

生産性を上げる

認知は、体の状態や動作に影響されます。

最も有名な例は、パワーポーズの研究についてです。

パワーポーズ

  • 頭の上に両腕を伸ばして立つ
  • 机の上に足を乗せ、椅子に寄りかかって座る
  • このような、体を開くポーズを取れば、自信が高まることが証明されている

パワーポーズがもたらす自信は、プレッシャーを感じている時のパフォーマンスをも変えることができるのです。

これは、体の姿勢によるものですが、他にも私たちに影響を与えるものがあります。

それが物理的な空間です。

空間を変える

シカゴ大学の研究により、カフェで聞こえてくる音や音楽は創造性を高め、仕事のアウトプット量が増えることがわかっています。

どうしても集中できない時は、姿勢を変えたり、空間を変えたりすることで生産性の向上が期待できます。

雑談が生産性を高める

雑談は、生産性を回復させ、職場の人間関係を強める決定的な役割を果たすことがわかっています。

職場の同僚とコーヒーを飲むといったほんの少しの休憩は、その場の雰囲気を改善したり、集中力を高めたりするのです。

また、雑談をする人は、能力好感度が高いという調査結果もあります。

注意したいのは、ネガティブな噂話は避けた方がいいことです。

日常的にこうした噂話を撒き散らかす人は、信頼できないと思われます。

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計画のコツ

やるべきことを、いつ、どこで実行するかを決めると、脳内で驚くべき作用が生じます。

計画を作るコツは、脳内で条件行動を直結させることです。

例えば、英語を学ぶ必要があるときに、

「毎日、夜ご飯を食べ終わったら、英語の勉強をする。」

このように、条件を自分で決めることで、圧倒的に必要な行動ができるようになります。

これを条件型計画といい、物事を達成させるための鍵になります。

条件型計画のメリット

条件型計画のメリットは以下の通りです。

  • 行動の機会を逃さない
  • 障害物(誘惑)を回避する
  • 不安や自信喪失に対処できる
  • 問題に直面しても努力できる
  • やるべきことの習慣化が容易になる

「〜のときは、〜をする。」

「もし〜であれば、〜をする」

やるべき行動を自分の性格を反映させて、「いつ」「どこで」実行するか決めます。

自分らしい条件型計画は、あなたにとって最適な時間管理術になります。

また、時間と場所をはっきり決めることにより、他のことに気を取られても、無意識に状況を察知して、自動的に行動を開始できる確率が高まります。

自分に合わせた時間管理を

時間管理するためには、まず自分の性格や癖を理解する必要があります。

最適な時間管理術は人それぞれ違います。

しかし、最後に紹介した条件型計画は、メリットの多い使える方法です。

自分の性格や癖に合わせた条件的計画を使うことで、生産性が上がり、効率のよい時間管理をすることに繋がります。

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